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[共享] 苏大管家自白:我是如何管理实验室采购的

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发表于 2016-6-14 17:05:30 | 显示全部楼层 |阅读模式
不知道大家的实验室是怎么进行采购的,是不是也是每天都得忙于进行三方比价,又得不断检查是否有重复采购?是不是一旦采购的量多,工作量就会成倍增长而且十分琐碎?现在我就跟大家分享一下我们实验室的采购管理心得。

一、我所在的实验室
我们实验室成立于2006年,在2010年前,我们实验室一共有教授1名,硕士研究生5、6人;但是2010年到现在,我们实验室发展越来越快。如今我们已经有教授2名,副教授1人,讲师1人,实验师1人,而硕士研究生有12人左右,博士研究生3人。实验室也由之前的60平米发展到现在1000平米。




二、采购方式
在2010年前,我们实验室普通常用的试剂耗材都是学生自己订购自己的,而其他特殊的试剂只需要口头向导师申请同意后学生自己订购即可。像这种采购方式并没有出现太大的问题,因为我们实验室的人员构成比较简单,而实验课题不复杂,试剂耗材订购金额也比较小,所以导师们容易掌握。
可是却在实验室日益扩大之后,就出现了各种问题……
问题1:完全弄不清这个月为什么用了这么多试剂以及谁用的;而上个月订了的试剂这个月又得订购的原因。
问题2:实验员不清楚试剂耗材是不是订购了,也不清楚有没有到货。
问题3:学生们搞不清楚试剂耗材为什么自己订购的试剂耗材怎么一下子就没有了。

而且我们试剂耗材申请审批制度规定,半个月才能申请一次。这导致实验室采购效率极低,且发票很难核对,关键是公用试剂耗材出现无人愿意申请的情况!


三、改革:电子化申购审批管理(iLab)

我们首先设定好了审批人,采购员,库管员三种角色。然后是申请、审批、采购、入库、出库等流程全部线上完成。自从我们实验室的采购采用了iLab进行审批,效率提高了不止一倍,而采购的历史记录也是清晰完整,方便我们后期的查看。



下面是我们使用电子化管理系统进行试剂耗材采购的经验:
1、设置一个采购员:
采购员的要求:有实验试剂耗材采购经验,熟悉各类试剂耗材的品牌、规格及价格。
主要负责的工作:
(1)负责对申购产品的审批
(2)负责把申购单生成采购单,并发送给供应商
(3)发票核对及报销



2、设置一个库管员:
库管员的要求:有实验试剂耗材采购经验,熟悉各类试剂耗材的品牌及规格。
主要负责的工作:
(1)负责设置和修改相关产品规格信息
(2)负责对已到产品入库
(3)负责申领物品的出库工作



3、设置一个仓库:
主要功能:
(1)各类常用试剂耗材集中存放于仓库内,有库管员负责保管
(2)所有试剂耗材应该按照库存单位进行入库和出库
(3)一般公用试剂耗材由库管员来申购



4、规范流程,严格执行
为了规范管理,我们实验室严格要求所有人按照申购→审批→采购→入库→领用的流程才执行。

5、历史追溯与查询

6、为了更好地做好采购预算,我们实验室会定期对采购历史、申购历史、入库历史进行统计与分析,这样就能大致推算出下一个季度所需的经费,提前做好各项规划。


以上就是我们实验室的采购管理的心得,希望对大家能够有所帮助!


(注:本文根据苏大某重点实验室雷哲博士管理心得改编。)

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