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实验室管家分享:我们实验室的采购制度是这样的……

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发表于 2016-7-25 16:51:30 | 显示全部楼层 |阅读模式
相信作为实验室管家,你应该有跟我一样的感受:每次采购都是比价比到心累,检查是否重复购买检查到心烦;而且采购量一多,就得花上成倍成倍的心思。但是由于采购的试剂耗材的质量又会直接影响科研实验的成果,所以又无法忽视其重要性。
那么,对于实验室的采购工作,究竟该如何才能有效地进行呢?下面我就跟大家分享一下我们实验室的采购制度……

一、总则
为了加强对实验室物资采购的管理,进一步规范实验室的采购工作,确保采购物资质优价廉,根据实验室的实际情况,现制定本制度。

二、采购原则
(一)比价、定点采购遵循公开、公平、公正的原则
所有科室所需的试剂耗材、仪器设备、劳保用品、办公用品、及日常工作所需物品的购买,都应由所需科室提出购买物资申请,并由办公室负责汇总。凡是能在定点采购的物品,要纳入定点采购,不能列为定点采购的,按采购原则,进行市场比价采购。
(二)单一来源采购遵循公开、公平、择优的原则
凡采用单一来源采购方式(包括定点采购)的,应遵循公开、公平、择优的原则,按照权限由部门相关人员与申购单位共同确定供应商。
(三)按审批计划进行采购
所有可是所需的采购都必须是在审批计划之内的,不准采购计划外的物品。如若有未采购的,可以提到下次的采购计划之中;若采购的东西是急需物资,那么也许当天走审批计划,然后等审批过后再进行购买。

三 、如何确定定点供应商
1、根据市场调研,认真考察,货比三家,以质优价廉、售后服务好、质量好、信誉好为原则,方能定为定点供货单位。
2、每年进行询价、比价及供货信誉考核,根据考核结果,确定或淘汰定点供应商。
3、 建立供货商名录,根据情况变化及时更新。对长期合作的供应商,办公室应建立档案,索取有效的营业执照复印件及各类相关的证照。并每年对供应商做出评价。
4、建立《实验室采购物资台账》,要求记录全面、准确、真实。

四、采购程序
1、办公室随时了解中心各科室试剂耗材需求情况并确定中心所需用品采购计划;各科室科长根据业务工作需要,提出所需用品需求计划,由办公室统一汇总,填制《实验室物资采购申请审批表》并经领导签字。
2、大宗仪器设备和固定资产采购,各部门因工作需要购置的,须先提出《采购申请单》注明用品名称、规格、型号、用途等具体要求,报领导审批同意后,按照下款采购原则进行办理。
3、按需求统一购买,采购工作要科学、合理、增强透明度。采购前,成立由主管部门组成的市场调查组,调查组须有三个或三个以上部门组成,成员不得少于三人。其职责是根据办公室提交的已由单位领导审批的《实验室物资采购申请审批表》所涉及内容,逐一询质问价,做好市场调查,货比三家,力争达到货真价实、优质低价,最终确定被采购单位、价格、规格、数量、质量等信息,并在《实验室物资采购申请审批表》上签字确认。报上级主管领导审批通过后,进入购买程序。

五 、验货
1、所采购的办公用品到货后,由采购物品管理员进行验收,经核对(名称、规格、数量、单价、金额、质量等)无误后,签字验收。
2、付款
办公室收到供货单位发票后,须查验订货单位合同,核对所记载的发票内容并在发票背面签字认可后,携验收入库单结算发票,交主管部门负责人审核签字后,做好登记,做到帐、卡、物一致,最后交财务处负责支付或结算。

六、保管
采购的试剂耗材或仪器设备入库后,收发员/设备管理员按物品种类、规格、等级、存放次序、分区堆码,不得混乱堆放,并由办公室记账员/设备管理员按送货单序号和货单内容在办公用品或设备收发存帐册上进行登记。收发员/管理员必须清楚地掌握办公用品/设备库存情况,经常整理与清扫,必要时要实行防虫、防火、防潮等保全措施。

七、采购纪律
1、参与物品采购的工作人员,不准参加可能影响公平竞争的任何活动;不准收取供货方任何名目的“中介费”、“好处费”;不准在供货方报销任何应由个人支付的费用;不准损害单位利益,徇私舞弊,为对方谋取不正当利益。
2、物品采购过程中发生的“折扣”、“让利”等款项,应首先用于降低采购价格;确属难以用于降低采购价格的,一律进入财务帐内,不得由部门坐收坐支,不得提成给经办人员。
3、对违反规定的行为,应追究有关责任人纪律责任,由此造成的损失由责任人赔偿,并按单位相关规定惩处。
小结:
现如今,我们实验室在采购管理这一块仍然采用的是较为传统的方式,所以随着实验室的不断壮大,我在采购这一方面越来越力不从心了。不过庆幸的是,前不久实验室在尝试使用试剂耗材管理软件,iLab智慧实验室辅助管理。据说它可以在线申购、生成采购订单并下单。相信等实验室普及使用的时候, 我采购工作的效率会大大提高很多!

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